Østre Toten kommune

Snarveier

Utarbeide privat reguleringsplan

Det er mange steg i en reguleringsplanprosess fra du tar den første kontakten med kommunen til reguleringsplanen blir vedtatt av politikerne.

Privatpersoner, tiltakshavere, organisasjoner og andre myndigheter kan fremme forslag til nye reguleringsplaner eller endre eksisterende reguleringsplaner.

Det er krav i plan – og bygningsloven at en reguleringsplan skal utarbeides av fagkyndige, de kjenner kravene i loven, forskrifter og veiledninger.

Den som ønsker å fremme et planforslag må selv kontakte en konsulent med tilstrekkelig fagkompetanse til å lage reguleringsplaner. Plan – og bygningsloven med tilhørende forskrifter stiller en rekke krav til planprosesser og innholdet i plandokumentene.

Regjeringen har utarbeidet en veileder for utarbeiding av reguleringsplan som er svært nyttig, den finnes her.

Planprosessen fra a til å – en enkel oversikt

1. Bestille oppstartsmøte og sende inn planinitiativ

En fagkyndig plankonsulent sender på vegne av forslagstiller (privat grunneier eller tiltakshaver/utbygger) inn et planinitiativ, og bestiller oppstartsmøte. Du kan eventuelt bestille et veiledningsmøte for å avklare forutsetningene for planarbeidet før oppstartsmøtet.

2. Vurdere planinitiativet

Vi på Arealplan vurderer om vi skal anbefale planinitiativet eller stoppe det. Er planinitiativet i strid med overordna planer kan ikke administrasjonen anbefale å gå videre. Det kan også være at vi heller anbefaler deg å ha et veiledningsmøte før oppstartsmøtet. Dersom planinitiativet blir stoppet, kan du som er forslagsstiller kreve at dette blir lagt fram til kommunestyret. Kommunestyret avgjør om de ønsker planinitiativet eller ikke.

3. Gjennomføre oppstartsmøtet

I oppstartsmøtet går vi gjennom alle temaene som er nødvendige for å klargjøre forutsetningene for planarbeidet og utformingen av det endelige planforslaget. Vi tar stilling til om du kan starte opp planarbeidet eller ikke, og om det er krav til konsekvensutredning. Før et oppstartsmøte arbeider kommunen internt for å gjøre alle nødvendige avklaringer slik at alle forutsetningene for videre arbeid er avklart.

4. Gebyr for avholdt oppstartsmøte

Det er et mindre gebyr for avholdt oppstartsmøte. Gebyrregulativene ligger her.

5. Kunngjøre og varsle planoppstarten

Du som er forslagsstiller/plankonsulent varsler planoppstart i Totens blad, og sender brev til grunneiere, naboer og berørte offentlige og private instanser. Vi i kommunen kunngjør planoppstarten på hjemmesiden vår. Alle kan så komme med innspill til planarbeidet, som du som er privat forslagsstiller må vurdere hvordan du skal ta hensyn til i planforslaget.

6. Lage planforslaget og ha arbeidsmøter

Fagkyndig plankonsulent lager på vegne av forslagsstilleren et planforslag. Vi anbefaler at konsulenten har god dialog med oss i kommunen, gjerne i form av arbeidsmøte(r).

7. Levere planforslaget første gang

Når forslaget til reguleringsplan er laget ferdig, sender fagkyndig plankonsulent det til oss. Dette skal bestå av oversendelsesbrev, plankart, planbestemmelser, planbeskrivelse, risiko- og sårbarhetsanalyse, aktuelle fagrapporter, llustrasjonsmateriale med mer. De innspillene som kom inn ved planoppstart, skal også følge planforslaget. Planbeskrivelsen skal gjøre rede for hvordan disse innspillene er vurdert og fulgt opp i forslaget.

8. Betale plangebyr

Før vi behandler planforslaget, sender vi faktura til forslagsstilleren på deler av beløpet. Plangebyret beregner vi ut ifra de betalingssatsene som gjelder på det tidspunktet vi får et komplett planforslag. Her er gebyrregulativet.

9. Behandle planforslaget - tolv uker (førstegangsbehandling)

Vi vurderer innholdet i planforslaget og om det kan bli lagt ut til offentlig ettersyn eller ikke. Dersom det er mangler, sender vi det tilbake til fagkyndig plankonsulent slik at konsulenten kan rette det. Hvis planforslaget er komplett, lager vi saksframlegg til Utvalg for samfunnsutvikling (politisk utvalg). Utvalget behandler saken, og vedtar om planforslaget skal bli lagt ut til offentlig ettersyn eller ikke. Vedtaket kan inneholde krav om å rette planmaterialet før det blir lagt ut til ettersyn. 

10. Høring og offentlig ettersyn - minimum seks uker

Vi sender planforslaget på høring og legger det ut til offentlig ettersyn i minimum seks uker. Det blir satt lenger frist hvis høringen er i høytider eller i sommerferien. Planforslaget blir nå tilgjengelig på hjemmesiden vår. Vi varsler om offentlig ettersyn i Totens blad. Berørte naboer, grunneiere og offentlige og private instanser varsler vi med brev. Alle kan komme med uttalelser til reguleringsplanforslaget.

11. Bearbeide planforslaget

Når høringsfristen er ute skal alle innkomne merknader vurderes og besvares hvorfor de hensyntas eller ikke. Dette gjør saksbehandler i samarbeid med plankonsulent.

Dersom det er såkalte innsigelser fra regionale og statlige myndigheter, vil vi også måtte avklare hvordan vi skal håndtere disse. Dette kan bety at vi involverer både den politiske ledelsen i kommunen og den myndigheten som har fremmet innsigelsen.

12. Behandle saken administrativt - tolv uker (andregangsbehandling)

Fagkyndig plankonsulent sender over endret planforslag til kommunen slik at vi kan behandle det. Arealplan vurderer og tar endelig stilling til det reviderte planforslaget. Saksbehandler lager saksframlegg der kommunedirektørens vurderinger og konklusjoner framgår. Saken gjør vi tilgjengelig via den politiske møteplanen på hjemmesidene våre før møtet. 

13. Behandle saken politisk og gjøre vedtak – tolv uker

Plansaken blir behandlet i utvalget for samfunnsutvikling og kan i de fleste saker vedtas der. De planer som ikke samsvarer med overordna plan må vedtas av kommunestyret. Utvalget for samfunnsutvikling og/eller kommunestyret vedtar forslaget til reguleringsplan, eller de kan eventuelt bestemme seg for å ikke å vedta planforslaget. Reguleringsplanen kan også bli vedtatt med endringer i plankartet og bestemmelsene.

14. Kunngjøre vedtaket

Vi kunngjør vedtaket på hjemmesidene våre og i Totens blad, og sender brev til de berørte partene. Dersom politikerne har vedtatt planen med endringer, må plankonsulenten revidere planmaterialet, før vi annonserer vedtaket. Du finner kunngjorte vedtak på hjemmesiden vår.

15. Betale resterende gebyr

Etter planen er vedtatt sendes det faktura på resterende planbehandlingsgebyr.

16. Behandle eventuell klage

Berørte parter kan klage på reguleringsplanvedtaket. Klagen må man sende til kommunen, som vurderer om den inneholder momenter som har betydd noe for vedtaket. Klagesaken legger vi fram for behandling i utvalget for samfunnsutvikling. De beslutter om de vil ta klagen helt eller delvis til følge, eller om den ikke blir tatt til følge. De kan også velge å avvise klagen. Dersom den ikke blir tatt til følge, og oversender vi klagen til Statsforvalteren for endelig behandling. 

Husk

Krav til fagkyndighet

Det er kun fagkyndige som kan utarbeide reguleringsplaner, jfr. Plan- og bygningsloven § 12-3, fjerde ledd. Når vi i kommunen vurderer fagkyndighet, vil vi legge Stortingsproposisjon 149 L (2015-2016) kapittel 7 til grunn: 

  • God samfunnsforståelse hos alle involverte.
  • Forståelse for innhold og utforming av plandokumenter, slik som planbeskrivelse, planprogram, konsekvensutredning, krav til planers innhold med mer, bruk av planteknisk verktøy (IKT)/standardisert teknisk framstilling av arealrettede planer og anvendelse av digitale verktøy herunder geografiske informasjonssystemer (GIS).
  • Kunnskap om hvordan planer blir utarbeidet.
  • Kunnskap om hvordan planprosesser blir gjennomført.

Mer konkret innebærer dette kunnskap om:

  • Plansystemet
  • Planprosessene 
  • Prosessledelse
  • Medvirkning
  • Plankart med kravspesifikasjon for utveksling av digitale plandata
  • Utarbeide planbestemmelser
  • Utarbeide planbeskrivelse og konsekvensutredninger
  • Metodeanvendelse
  • Kommunale bestemmelser og retningslinjer
  • Nasjonale og regionale retningslinjer
  • Planutforming

Dersom vi som planmyndighet vurderer at ovennevnte ikke blir oppfylt, vil vi beslutte at kravet til fagkyndighet ikke er oppfylt.

Det er også krav til fagkyndighet ved utarbeidelse av vann-/avløps-/overvannsplan, geologiske undersøkelser, støyutredninger, naturmangfoldvurderinger, landskapsanalyser med mer.

Medvirkning

Plan- og bygningsloven stiller krav om at planlegging og vedtak skal sikre åpenhet, forutsigbarhet og medvirkning for alle berørte interesser og myndigheter.

Den som fremmer et planforslag, har ansvaret for å legge til rette for og gjennomføre medvirkning. Kommunen skal påse at dette er oppfylt.

Kommunen har et særlig ansvar for å sikre aktiv medvirkning fra grupper som krever spesiell tilrettelegging, herunder barn og unge. Grupper som ikke er i stand til å delta direkte, skal sikres gode muligheter for medvirkning på annen måte.

Medvirkning skal være gjennomført før planen blir sendt til kommunen. Planbeskrivelsen skal opplyse om medvirkningsopplegg og hvordan innspill og konklusjoner er innlemmet i plankart og -bestemmelser.

Planer, strategier, regelverk og veiledning du må kjenne til

Når du skal lage reguleringsplaner, forventer vi at du kjenner innholdet i en rekke planer, strategier og veiledninger. Det kan være dokumenter som er vedtatt i Østre Toten kommune, på fylkesnivå eller nasjonalt nivå.

Kommunalt nivå:

Kommuneplan

Kommunedelplan for Lena

Klima- og energiplan

Ny velferd 2040

Oppvekst 2040

Kulturminneplan

Kulturstrategi

Planer på regionalt nivå

Lover og forskrifter på nasjonalt nivå

Forventninger på nasjonalt nivå

Retningslinjer, rundskriv og strategier

Veiledere

Bestille veiledningsmøte

Du som er forslagsstiller eller fagkyndig kan bestille veiledningsmøte. Hensikten med møte kan være å avklare eventuelle utfordringer og forutsetninger for et planarbeid på et tidlig tidspunkt. Man kan få en overordnet tilbakemelding på om området er egnet til bestemte formål eller avklare om du skal gå videre til planinitiativ og bestille oppstartsmøte.

For å få noe ut av et veiledningsmøte, må du sette deg godt inn i de planene som gjelder for det området du ønsker å regulere.

For bestilling av veiledningsmøte sender du epost til arealplan@ototen.no

Der skal følgende info være med:

  • Informasjon om bestiller og kontaktopplysninger
  • Gårds – og bruksnummer for eiendom som ønskes regulert, eventuelt kart
  • Formålet med planarbeidet
  • Problemstillinger og avklaringer
Bestille oppstartsmøte og planinitiativ

Når du skal starte arbeidet med en reguleringsplan, må du først ha et oppstartsmøte med oss. Hensikten med planinitiativet og oppstartsmøte er å:

  • Legge til rette for en effektiv og forutsigbar planprosess
  • Avklare viktige forutsetninger for planarbeidet så tidlig som mulig
  • Få en raskere saksbehandling og et bedre sluttresultat

Man må være plankonsulent for å bestille et oppstartsmøte og sende inn planinitiativ på vegne av den private forslagsstilleren.

Bestille oppstartsmøte og lage planinitiativ

Plankonsulent må sørge for at planinitiativet oppfyller minimumskravene i forskrift om behandling av private forslag til reguleringsplan.

Planinitiativet må blant annet beskrive forslaget, hvilke virkninger det har på omgivelsene og hvordan forslaget påvirker de overordna planene og reguleringene som gjelder for området. For å bestille oppstartsmøte og lage planinitiativ benyttes dette skjemaet.

Ferdig utfylt skjema sendes til arealplan@ototen.no

Etter innsendt planinitiativ

Når kommunen har mottatt planinitiativet går administrasjonen gjennom det tverrfaglig. Dersom det er mangelfullt kontakter vi plankonsulent slik at det kan rettes før vi har et oppstartsmøte. Vi kontakter plankonsulent og forslagsstiller for å avtale oppstartsmøte. Dette holdes vanligvis på rådhuset og tar mellom 1 og 2 timer, avhengig av hvilke problemstillinger som må drøftes. Det tar inntil fire uker fra vi mottar planinitiativet til vi gjennomfører møtet.

Gjennomføre oppstartsmøte

Fagkyndig plankonsulent skal alltid delta på oppstartsmøte, forslagsstiller møter normalt også. Saksbehandler fra arealplan i kommunen leder møtet, i tillegg kan det være representanter fra andre avdelinger, for eksempel byggesak, vann- og avløp mm.

I oppstartsmøte skal vi behandle alle temaene som er nødvendige for å klargjøre forutsetningene for planarbeidet og utformingen av det endelige planforslaget.

Kommunen skriver referat fra oppstartsmøte (oppstartsprotokoll), som blir sendt til plankonsulent og forslagsstiller for underskrift.

Varsle planoppstart

Planarbeidet kan ikke starte før kommunen har samtykket i dette, jf. Plan- og bygningslovens § 12-8.

Forslagsstiller må kunngjøre oppstart av planarbeidet i minst en avis som er alminnelig lest på stedet og gjennom elektroniske medier. Hos oss varsler de fleste gjennom Totens blad, samt at kommunen legger ut varsel om oppstart av planarbeid på kommunens hjemmesider og eventuelt facebook.

Du som forslagsstiller må på en hensiktsmessig måte varsle disse om planoppstart:

  • Registrerte grunneiere og festere i planområdet
  • Andre rettighetshavere i planområdet
  • Naboer til planområdet
  • Berørte offentlige organer og andre interesserte

Du skal varsle eiere av naboeiendommer som har felles grense til planområdet. Du bør også varsle eiendommer der det kun er en veg, gate, elv eller annet areal som ligger mellom denne og planområdet (gjenboere). For enkelte planer er det aktuelt å varsle de som ligger innenfor planens influensområde. Dette kan være knyttet til synlighet, støy, trafikkpåvirkning eller andre forhold som berører direkte dem som bor innenfor influensområdet. Listen over de du varsler, skal du sende til kommunen sammen med kopi av oppstartsvarselet og annonsen. Vær oppmerksom på at det å ikke varsle direkte berørte, vil være en saksbehandlingsfeil.

Krav til innhold av annonse

Alle annonser skal ha med et kart. Kartet skal være utformet slik at det tar hensyn til det formatet det blir presentert i. Kartet skal være lesbart og forståelig for alle slik at man umiddelbart ser hvor planområdet ligger. Aviser har ofte svakt trykk, og for disse kartene er det anbefalt at

  • Plangrensen er trukket opp med bred stiplet linje
  • Planområdet er gitt navn
  • Sentrale veger er tegnet inn med bred linje og være navngitt
  • Sentrale/kjente bygninger eller terrengformasjoner i eller umiddelbar nærhet til planområdet er merket og navngitt

Annonsen må inneholde nødvendig informasjon om:

  • Hvilken type planarbeid som er satt i gang (områderegulering eller detaljregulering) og om det er varslet konsekvensutredning, eventuelt med planprogram
  • Hvilken lovhjemmel planarbeidet har
  • Planavgrensning (på kart)
  • Hvilke arealformål som er de mest aktuelle
  • Hvem som er forslagsstiller og fagkyndig plankonsulent
  • Frist for å komme med innspill
  • Hvor man kan sende innspill
  • Dato for eventuelt informasjonsmøte dersom det er bestemt
  • Opplysninger om hvor man kan få mer informasjon (telefon, epost og nettside)

Krav til innhold i oppstartsvarsel

Hva som er en hensiktsmessig måte å underrette direkte på, kan variere. Underretning pr. brev eller e-post er kurant.

Varselet må gi tilstrekkelig informasjon om planarbeidet slik at det gir et godt grunnlag for tilbakemeldinger. Dette er en grunnleggende forutsetning for at parten skal kunne ta stilling til hvordan planen kan berøre deres interesser, om det er behov for særskilte utredninger, eller om viktige nasjonale/regionale interesser blir berørt av arbeidet.

Varselet skal inneholde den samme informasjonen som annonsen, i tillegg til utskrift av et mer detaljert kart med gårds- og bruksnummer (evt. adresser) som gjør det enklere for de berørte partene å se hvordan planområdet innvirker på deres egen eiendom. Varselet skal ellers være tilpasset den aktuelle saken, og inneholde informasjon om:

  • Hva overordnet plan (kommuneplan/kommunedelplan/områdeplan) sier om formål, byggehøyder og tomteutnyttelse.
  • Hva eventuell gjeldende reguleringsplan sier og hvordan denne er tenkt endret.
  • Planavgrensning.
  • Vurderingen av om planen krever/ikke krever konsekvensutredning.
  • Saksgangen for den aktuelle reguleringsplanen.
  • Hvilke muligheter som finnes for å påvirke planen på de ulike stegene i planprosessen.
  • Opplegget for aktiv medvirkning.
  • Hvor man kan finne mer informasjon om planarbeidet

Innspillfrist

For planer som er omfattet av forskriften om konsekvensutredning, er fristen for å uttale seg til forslaget til planprogram minst seks uker.

For øvrige oppstartsvarsler, bør det være satt en rimelig høringsfrist (for eksempel 30 dager, jf. bestemmelsen i forvaltningsloven § 11a om én måned). Fristen bør ta hensyn til ferier. Blir det varslet oppstart rett før sommerferien eller før jul, skal man utvide innspillfristen.

Lage planforslag

Fagkyndig plankonsulent må på vegne av forslagsstiller lage alle relevante plandokumenter. Vanligvis er det:

Planbeskrivelse som belyser konsekvensene for planforslaget, planbestemmelser og plankart, risiko – og sårbarhetsanalyse, illustrasjonsplan, 3d illustrasjoner, VA-plan med overvannshåndtering. Det kan bli satt krav til ytterligere rapporter/utredninger, dette avklares i oppstartsmøte.

Etter at planoppstart er varslet og innspillfristen har gått ut, må plankonsulenten også konkret vurdere hvordan planmaterialet skal hensynta de enkelte innspillene som har kommet inn. Dette må framgå av planmaterialet.

Vi anbefaler at plankonsulent har dialog med kommunen for å avklare sentrale spørsmål underveis i arbeidet med plandokumentene.

Når planforslaget er laget ferdig, sendes dette til Østre Toten kommune på arealplan@ototen.no

Hvor lang tid tar det fra planoppstart til vedtatt plan?

Arbeidet med et planforslag kan ta flere år. Fremdriften avhenger av tiden forslagsstiller bruker på å utarbeide planen, graden av konflikter, kravet til utredninger med videre. Kommunen har flere saksbehandlingsfrister undervegs, noen av disse er lovpålagte.

Når vi mottar bestilling av oppstartsmøte

Når du har sendt inn bestillingsskjemaet om oppstartsmøte, kontakter vi deg for å avtale tidspunkt for møtet. Det tar inntil fire uker fra vi mottar bestillingen til vi gjennomfører møtet. Du vil i forkant av oppstartsmøtet, få tildelt saksbehandler. 

Når det varsles oppstart av planarbeid

Når planarbeidet setter i gang, skal naboer til planområdet, offentlige myndigheter og andre som kan ha interesse av planen, gjøres kjent med det. Dette gjøres ved å sende brev og annonse i avisa. Fristen til å komme med innspill er fire uker. 

Om det er krav om planprogram, kan du uttale deg til det. Du kan uttale deg til forslag til planprogram samtidig som du uttaler deg til varsel om oppstart av planarbeid. Fristen er seks uker. 

Når vi mottar et planforslag

Når vi mottar et planforslag, sjekker vi om det er komplett. Fra planforslaget er komplett, har vi en lovpålagt frist på 12 uker til å sende forslaget til offentlig ettersyn. Planforslagene skal ligge ute til offentlig ettersyn i minst seks uker. Er dette i ferietider (sommer, jul og påske), forlenger vi fristen.  

Når planforslaget er ferdig på offentlig ettersyn

Etter at planforslaget er ferdig på offentlig ettersyn, har vi en lovpålagt frist på 12 uker til å oversende planforslaget til politisk behandling. Etter at planen er vedtatt, er det mulig å klage på vedtak av planen. Fristen for å klage er tre uker. 

Fristen kan forlenges med ytterligere seks uker dersom det er nødvendig i store og kompliserte saker og der det er behov for ytterligere avklaringer.

Kirsten Andersen
Arealplanlegger
E-post
Telefon 901 02 684
Renate Vestbakken
Arealplanlegger
E-post
Telefon 904 10 469
Erlend Fikse
Arealplanlegger
E-post
Telefon 928 94 923